En af fordommene om udbud er, at det kun er for de store virksomheder med over 100 ansatte. Ingen tvivl om at store virksomheder kan have fordele og ofte får forrang i specifikke udbud. Størrelse betyder noget, med viden om, hvordan man sælger gennem udbud, betyder mere.
I din private virksomhed kan du indgå kontrakter med hvem, du ønsker. Er I indbyrdes enige om pris og leverance, har I en aftale. Det offentlige er derimod underlagt krav om økonomisk ansvarlighed og gennemsigtighed. Det skal være tydeligt for alle, hvordan udvælgelsen af en leverandør har fundet sted, og at der er skaffet den bedst mulige leverance for pengene. Objektivitet og armslængde skal sikre, at alle, der byder ind på ordren, bliver vejet på præcis samme vægt. Måske er udbud omstændigt, men når man bruger store summer af fællesskabets penge, må der selvfølgelig ikke være den mindste risiko for vennetjenester, nepotisme og lokumsaftaler. Derfor er der regler for hvor meget – eller lidt – du må tale med kommunen i udbudsprocessen.
Udbud er komplekst
SKI-aftaler, indkøbsfællesskaber, EU-udbud, udbudsgrænser, konkurrence udsættelse, prækvalificering, totalomkostninger og udbud med funktionskrav. Udbud er en kompleks størrelse, men kan også være svære at undgå, hvis du for alvor vil vækste på et kommunalt marked. Heldigvis er der bevidsthed hos kommunerne og det offentlige Danmark om, at det til tider er lige lovlig komplekst. Derfor bliver der løbende udgivet tekster, vejledninger, videoer og andet materiale, som du kan orientere dig i for at blive klædt på, inden du kaster dig ud i udbudsprocessen. En kompleks problemstilling skaber heldigvis også et marked. Der er rig mulighed for at blive klogere på kurser om tilbudsskrivning eller ligefrem at engagere konsulentvirksomheder, der arbejder professionelt med at hjælpe virksomheder med at besvare udbud. Det kan være penge godt givet ud, og en genvej til selv at blive klogere på processen og tilbudsskrivestilen.
Vær opsøgende og hav en plan
Et udbud starter ikke med, at du sætter dig ned og skriver dit tilbud. Du skal på banen lang tid før for at udvise rettidig omhu. Du skal gøre opmærksom på dig selv og på dine produkter og ikke bare sidde og vente på, at det helt rigtige udbud kommer. Kommunen efterspørger sjældent produkter, de ikke ved findes, og du bliver ikke inhabil i udbuds sammenhæng ved at tale med kommunen, inden udbuddet kommer. Faktisk kan du være med til at påvirke udbuddet ved at gøre opmærksom på løsninger, som kommunen ikke kender til. Du skal også forberede dig og vælge, hvorfor du vil gå efter et udbud, hvad du vil have ud af det, og hvor megen tid og penge, du vil bruge på det. Halvhjertede forsøg lykkes sjældent.
Kurtdamsted's Blog 