Case
I forbindelse med opførelsen af et nyt kulturhus i Frederiksberg Kommune udbød kommunen en kommunikationsopgave, som bestod i at fortælle kommunens borgere om huset og inspirere dem til at gøre brug af dets aktiviteter, når det står færdigt i 2016.
Kommunen valgte et begrænset udbud, hvor det indledningsvis blev afholdt et orienteringsmøde for to udvalgte bureauer. På et efterfølgende møde præsenterede de to bureauer hver deres oplæg til en løsning, hvoraf den bedste løsning blev valgt.
Case: Gribskov Kommunegennemførte i 2014 Danmarks hidtil største udbud på social- og sundhedsområdet med en samlet kontraktværdi på 2,6 mia. kr.
Allerede et år før udbuddet afholdt kommunen dialogmøder med kommunens eksisterende leverandører for at få inspiration til, hvordan udbuddet bedst kunne tilrettelægges, så markedet fandt opgaverne interessante at byde på. Inden udbuddet blev der afholdt 1-til-1 møder med interesserede virksomheder, og umiddelbart inden udbudsmaterialet blev offentliggjort, blev der holdt fælles dialogmøde for at informere de interesserede virksomheder om indholdet af kommunens kommende udbud.
Case: Kalundborg Kommune har valgt at udbyde vedligeholdelsen af over 600 km vej i en kontrakt på 15 år, som løber frem til 2026. Kommunen valgte at basere udbudsmaterialet på baggrund af et funktionskrav om, at vejene skulle have “nul huller”. Virksomheden, som vandt opgaven, tilskyndes derfor til at vælge den løsning, som over en 15-årig periode giver den mest effektive drift af kommunens vejnet. Funktionskrav kombineret med den lange kontraktperiode betyder, at den løbende innovation, der sker hos virksomheden, bliver en del af opgaveløsningen.
Et godt udbud sikrer kommunenes borgere den bedste kvalitet til den bedste pris. Konkurrence om de offentlige opgaver skal samtidig gøre borgerne, medarbejderne og politikerne trygge ved at lade private virksomheder byde ind med nye løsninger på den offentlige velfærd. Med udgangspunkt i erfaringer med udbud i kommunerne har DI i samarbejde med en række virksomheder formuleret nogle enkle råd til, hvordan man sikrer et godt offentlig-privat samarbejde.
1. En ambitiøs udbudsstrategi er et godt fundament.
Det gode udbud starter med en konkret udbudsstrategi, hvor kommunalbestyrelsen sætter retningen og sender et signal til den kommunale organisation om, at konkurrence om de kommunale opgaver skal bidrage til at udvikle kvaliteten og sikre, at kommunen også fremover har ressourcer til at levere en høj velfærd.
2. Kvalitet og innovation i udbud.
Prisen er naturlig nok et vigtigt parameter i offentlige udbud. God hjemmepleje, professionel videnrådgivning eller etablering af en ny skole handler dog også om god kvalitet. Det vil seriøse virksomheder gerne måles på. Derfor bør parametre som kvalitet, leveringssikkerhed og udvikling i kontraktperioden fylde mere i offentlige udbud.
Hvis det er muligt, bør detaljerede krav til, hvordan en given opgave skal løses, undgås. I stedet bør såkaldte funktionskrav anvendes. Funktionskrav kan eksempelvis være krav om, at en skole er ren, når eleverne møder, at plænerne er klippet tilstrækkeligt i kommunens parker eller krav til beskaffenheden af kommunens veje. Der stilles således krav til resultatet af opgaveløsningen men ikke til, hvordan opgaven skal løses. Funktionskrav sikrer dermed, at virksomhedernes ideer og nye metoder bliver en del af opgaveløsningen samtidig med, at virksomhederne står mål for den valgte løsning.
3. Betydelige gevinster ved markedsdialog.
Hvad kan markedet byde på, og hvordan får kommunen gavn af den nytænkning og anvendelse af teknologi og kreativitet, markedet lever af? Dialog med markedet, inden opgaven sættes i udbud, kan give mange nye svar og understøtter, at kommunerne efterspørger den rigtige løsning. Det er et vigtigt udgangspunkt for et succesfuldt samarbejde.
4. Færre udbudsomkostninger frigør ressourcer.
Udbud af offentlige opgaver opleves ofte som besværligt og tidskrævende for både virksomheder og kommuner, men ved at tilrettelægge processen så enkelt som mulig, kan udbudsomkostningerne holdes nede.
Ved køb af komplekse tjenesteydelser, herunder videnrådgivning, kan man med fordel eksempelvis begrænse antallet af virksomheder, som man beder om at afgive tilbud, ved at vælge udbudsformen “begrænset udbud”. Derved reduceres den tid, virksomheder og kommuner bruger på henholdsvis at afgive og evaluere tilbud. Omvendt kan man med fordel udbyde meget standardiserede varer, som vejsalt og printerpapir, som “et offentligt udbud”.
5. Krav har en pris.
Sociale og miljømæssige krav og hensyn kan være relevante i visse udbud, men de har også en pris. Det er en politisk beslutning, om man ønsker, at disse hensyn tilgodeses i kommunens udbud. Det bør derfor overvejes, om disse hensyn bedre tilgodeses gennem andre tiltag, som er mere effektive – eksempelvis via den kommunale beskæftigelses- eller miljøindsats.
6. Kontraktopfølgning sikrer et effektivt samarbejde.
Gode aftaler er dem, der bliver brugt. Kontraktopfølgning er en central del af offentlige udbud, og opfølgningen sikrer, at virksomheden leverer de aftalte ydelser til den aftalte kvalitet og pris. Samtidig skal opfølgning klarlægge, om aftalen bliver anvendt hensigtsmæssigt af kommunen og kommunens institutioner. Kontraktopfølgning er derfor en afgørende forudsætning for, at man høster gevinsten ved konkurrenceudsættelse.
Kurtdamsted's Blog 