+ Hav som ordregiver altid fokus på at nedbringe de samlede transaktionsomkostninger både for tilbudsgiverne og i din egen organisation. Vær opmærksom på, at det, der generelt driver transaktionsomkostningerne op, er krav og ønsker, som ikke er konforme med markedets standard.
+ Overvej muligheden for at få input til udbudsmaterialet, f.eks. til kravspecifikationens, inden det færdiggøres og annonceres. Der eksisterer elektroniske værktøjer til indsamling af input og kommentarer til udbudsmaterialet. Et markedskonformt udbudsmateriale holder transaktionsomkostningerne nede.
+ Udnyt mulighederne for at begrænse antallet af tilbudsgivere (begrænsede udbud) og overvej i den forbindelse nøje, hvor mange der skal prækvalificeret. Prækvalificer ikke flere, end det er nødvendigt til sikring af en effektiv konkurrence.
+ Udform en klar og markedskonformt kravspecifikation og opstil klare tildelingskriterier. Brug om muligt gængse markedsstandarder (f.eks. INST800). Overvej herunder nøje, hvad er “nede to have”, og hvad der er “Nice to have”, og hvad markedet i det hele taget kan honorere. Herved opnår du også, at antallet af uafklarede spørgsmål minimeres og risikoen for ikke-konditionsmæssige tilbud minimeres.
+ Afsæt en realistisk mobiliseringsperiode – navnlig når der indgås aftale med en ny leverandør. Mange udbud indebærer virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, og under alle omstændigheder er opstart af samarbejdet med en ny leverandør, noget der kræver en indsats fra begge parter i et aftaleforhold – erfaringen er, at jo tidligere man kan få samarbejdet på plads, des færre omkostninger løber der senere i kontraktens levetid. Vær herunder opmærksom på grundig inddragelse af de berørte brugergrupper.
Kurtdamsted's Blog 