Archive for the ‘Inspiration’ Category
september 26, 2014
Der er store gevinster at hente ved, at borgerne kan betjene sig selv på internettet og i stigende grad også modtager digitale velfærdsydelser med med hjælp fra bl.a. telemedicin og velfærdsteknologi. De to første bølger om digital selvbetjening har især handlet om at sikre en hjemmeside, hvor borgerne kan betjene sig selv og leve op til kravene om brugervenlighed. Men for at kommunerne for alvor kan indhente gevinsterne, handler det om at kunne genbruge data og automatisere så mange manuelle processer som muligt.
Automatisering af arbejdsprocessen
Automatisering kan skitseres som en række faser, der gennemføres. For at opnå den største effekt kræver det således, at den bagvedliggende it-struktur med tilhørende systemer og databaser er integreret med de webbaserede selvbetjeningsløsninger, som borgerne og virksomhederne møder på internettet. Der skal være automatisk overførsel af data fra, hvad borgeren og virksomheden taster ind på selvbetjeningsløsningen på internettet, til at data føres ind i kommunens systemer.I de mest automatiserede arbejdsprocesser kan it-systemet f.eks. automatisk svare tilbage eller sende data videre.
Stadig mange ¨”pdf-blanketter” med manuel indtastning
Når kommunerne modtager breve fra borgerne, eller borgerne møder personligt op, følger der i langt over halvdelen af tilfældene en blanket med, hvor medarbejderne manuelt skal indføre data i systemerne. Ifølge KL er gennemsnitligt 61 pct. af alle henvendelser til kommunerne ledsaget af en blanket, mens kun 39 pct. af henvendelserne sker uden en blanket. Ishøj Kommune har en henvendelsesandel uden blanketter på 75 pct. mod landsgennemsnittet på 39 pct. Hillerød Kommune har en henvendelsesandel uden blanketter på 70 pct. Resultaterne understreger, at der er flere kommuner, hvor man kun har indhøstet en brøkdel af det fulde potentiale ved at digitalisere.
Tags:Effektivisering gennem automatisering af processer
Lagt i Automatisering, bedre ledelse, digitalisering, Digitalisering af de offentlige services., Effektiv offentlig sektor, Elektroniske sags-og dokument håndteringssystem, Forandringer, Halvering af sagsbehandlingstid, Inspiration, kommunal potentiale, Omstillingsparathed, Strategisk tænkning, Telemedicin, Velfærdsteknologi | Leave a Comment »
september 9, 2014
Kommunikationen mellem landets mange institutioner og forældre foregår overvejende mundtligt eller med papirsedler. Det er i mange henseender en tidskrævende måde at kommunikere på for de ansatte, ligesom mange forældre savner at kunne give en hurtigt besked til institutionen.
Med Tabulex forældre app udviklet af IST kan forældre på deres Mobile enhed f.eks., se, om barnet er kommet og gået hjem fra skole, oprette, redigere og slette aftaler, melde sygdom/fridag, finde telefonnumre og adresser på andre børn i institutionen mv.
Med Tabulex personaleapp har personalet overblikket med sig overalt. Med app’en kan personalet tjekke børn ind og ud, se overblik over dagens aftaler eller ændre en hente-aftale, uanset om de er på tur eller på boldbanen.
Løsningen er udbredt i 79 kommuner, fordelt på 169 daginstitutioner, 489 SFO’er, 65 klubber og 10 ældrecentre. Forældre app’en er downloadet af over 64.000 brugere.
Tags:Forældre app til smartphone
Lagt i Øget gennemsigtighed, bedre ledelse, digitalisering, Effektiv offentlig sektor, Forandringer, forebyggelsesindsats, Halvering af sagsbehandlingstid, Inspiration, kommunal potentiale, Omstillingsparathed, Reformer, Samarbejde, samarbejde med private virksomheder, Strategisk tænkning, Tabulex forældre app, Tendenser i serviceopgaver, Tidsbesparelse, Udfordinger | Leave a Comment »
september 8, 2014
Fuldautomatisk beklædningssystem forbedrer økonomien på Aalborg Universitetshospital.
På flere hospitaler oplever man et unødvendigt stort forbrug af arbejdstøjet blandt hospitalernes ansatte, da der sker en hamstring af arbejdstøjet rundt om i skabe og personlige små gemmer.
I august 2013 opstillede Aalborg Universitetshospital derfor et fuldautomatisk beklædningssystem med fire udleveringsautomater, hvor medarbejderne identificerer sig elektronisk med et “hævekort” for at få udleveret en uniform.
Udleveringen tager gennemsnitligt 11sekunder og fungerer således, at de 3.000 ansatte, som systemet betjener, først kan få udleveret et ellers to sæt rent arbejdstøjet, når de har afleveret det snavsede. Derudover kan tøjet spores ved hjælp af en lille chip, som er indsat i tøjet. Med systemet er man nu kommet svindet og hamstringen til livs – og har reduceret hospitalets omkostninger.
Det fuldautomatiske beklædningssystem, som går under navnet TexMatic, sikrer samtidig et højt hygiejneniveau da det rene og snavsede tøj holdes adskilt i lukkede systemer, ligesom de elektroniske registreringer af tøjet gør det muligt at overvåge og sikre regelmæssige tøjskift. TexMatic-systemet er udviklet af De Forenede Dampvaskerier og bruges i dag på flere hospitaler i Danmark.
Tags:Arbejdstøjet på hospitaler, Fuldautomatiske beklædningssystemer
Lagt i Automatisering, Det nære sundhedsvæsen, Effektiv offentlig sektor, Funktionskrav sikrer innovative løsninger, Halvering af sagsbehandlingstid, Indkøb, Inspiration, Konkurrenceudsættelse af serviceopgaver, offentlige serviceopgaver i fri konkurrence, Samarbejde, samarbejde med private virksomheder, Strategisk partnerskab om levering af sundhedsydelser med et privat konsortium, Tendenser i serviceopgaver, Tendenser i sundhedsvæsenet, Træk uniformen i automaten, Udlicitering af tøjvask | Leave a Comment »
august 27, 2014
Udliciteret tøjvask letter hjemmeplejens planlægning og giver økonomiske gevinster i Varde Kommune.
I september 2012 indledte Varde Kommune og Berendsen Textil Service A/S et pilotprojekt om tøjvask for kommunens ældre borgere, som bor i eget hjem. Normalt udføres privat tøjvask af kommunens hjemmehjælpere hos borgere, efter at borgerne er blevet visiteret til de enkelte ydelser indenfor privat tøjvask – såsom vask. tørring og at lægge tøjet på plads. Men i en forsøgsperiode på ni måneder tilbød Berendsen at overtage opgaven fra hjemmehjælperne.
Tilbuddet er blevet modtaget positivt af kommunens ældre borgere. Omkring 60 borgere blev tilbudt at være med i ordningen, og heraf valgte ca. 40 at benytte sig af tilbuddet. Ud af de borgere, der har prøvet ordningen var 78 pct. enten meget tilfredse eller tilfredse med ordningen. Særligt tøjets renhed (78 %), men også afhentning (70 %) og modtagelse (70 %) var borgerne i høj grad tilfredse med.
Ud over en service af høj kvalitet og tilfredse borgere forventer kommunen også at ordningen giver økonomisk gevinst. Varde Kommune har beregnet den årlige økonomiske gevinst til ca. 225.000 kr., når ordningen er fuldt implementeret, og der indføres en egenbetaling på 150 kr./mdr.pr.borger. Det svarer til en gevinst på et sted mellem 30-40 pct. af den oprindelige omkostning for kommunen.
Derudover er der andre væsentlige gevinster, som kommunen vægter højt. Det har været muligt at øge effektiviteten og fleksibiliteten ved kørsel/transport og planlægningen af denne inden for kommunens øvrige ydelser. Det opstår som følge af, at hjemmehjælperne ikke længere behøver at køre ud til de ældre borgere flere gange om dagen med det formål at vaske tøjet, sætte det i tørretumleren og efterfølgende tage det ud igen. For en række borgere skal der desuden vaskes i fælles vaskerum, hvor der er faste vasketider, eller der skal reserveres tider. Dette hensyn i ruteplanlægningen slipper kommunen for ved at samarbejde med Brendsen om opgaveløsningen.
Varde Kommune vil gerne være med til at afprøve nye løsninger af velfærdsopgaverne – også i samspil med private virksomheder. Vi betragter Berendsen Textil Service som en lokal virksomhed. Det gør det jo ikke ringere. Håndtering af vasketøj er en sag med mangge følelser, men selvom brugerne får vasket deres tøj på en anden måde, end de har været vant til, er det lykkedes på kort tid at opnå en høj brugertilfredshed. Vi betragter projektet som en succes. oplyser Ældre- og handicapchef Thorkild Sloth Pedersen, Varde Kommune.
Tags:Udliciteret tøjvask i Varde
Lagt i Ældre, Ældrepleje og omsorg, Forandringer, Funktionskrav sikrer innovative løsninger, Inspiration, Konkurrenceudsættelse, Konkurrenceudsættelse af serviceopgaver, offentlige serviceopgaver i fri konkurrence, Omstillingsparathed, Samarbejde, Tendenser i serviceopgaver, Udlicitering af tøjvask, Velfærdsservices | Leave a Comment »
august 18, 2014
Udbud med funktionskrav sikrede innovativ rengøring i Lolland Kommune
Lolland Kommune har siden 2011reduceret medarbejderudgifterne med 1,3 mio. kr., forbedret arbejdsmiljøet og mindsket ressourceforbruget ved at skifte til regøringssystemet Viima, som er baseret på klude og mopper, konstrueret med et særligt patenteret fiber.
Aftalen med Lolland Kommune startede 1. juni 2011 og var baseret på et udbud med funktionskrav til rengøringen. Udbuddet åbnede dermed op for, at tilbudsgiverne kunne byde ind med alternative løsninger til, hvordan rengøringsopgaver kunne udføres.
Viimas klude og mopper er baseret på specialudviklede ultratynde kompositfibre. Rengøringssystemet er et opgør med den klassiske rengøring, hvor vand, sæbe og kemikalier er de grundlæggende elementer. Løsningen indebærer, at der kun anvendes de særlige klude og mopper af kompositfibre og små mængder vand. Ifølge aftalen stiller De Forenede Dampvaskerier, som er virksomheden bag Viima, rengøringsredskaber til rådighed, afhenter og vasker beskidte mopper og klude samt leverer redskaberne tilbage til kommunen.
I Lolland Kommune er der tilfredshed med at have åbnet en alternativ løsning på rengøringsområdet. Det lave forbrug af vand og kemikalier afspejles i medarbejdernes fysiske belastning, da det elimineret løft af tunge spande og opvridning af klude samt forbedrer arbejdsstillinger og minimerer brug af rengøringsmidler.
Beregninger hos Lolland Kommune viser, at de via ændrede arbejdsgange og færre sygedage har sparet årsværk for 1,3 mio. kr. siden skiftet til Viima i 2011. Derudover er kemikalieforbruget faldet mellem 30 og 50 pct., vandforbruget er faldet med 1,425 m3, og samtidig sparer kommunen 85.000 kWh om året på strøm til vaskemaskiner og tørretumblere. Desuden er en udgiftspost på ca. 100.000 kr. årligt til anskaffelse og reparation af vaskemaskiner og tørretumblere fjernet. Det er tal, der har vakt så meget opmærksomhed i regeringen, at Finansministeriet har taget Viima med som det gode eksempel i sin nye Strategi for Intelligent Offentligt Indkøb.
Nu får vi Viima klude og mopper leveret direkte fra De Forenede Dampvaskerier, og vi behøver sjældent bestille rengøringsmidler. Den store tidsmæssigt besparelse er befriende, siger Servicechef Jette Wede, Lolland Kommune.
Tags:Innovativ rengøring på Lolland
Lagt i Det gode serviceudbud, Effektiv offentlig sektor, Funktionskrav sikrer innovative løsninger, Hjælp klimaet og spar penge, Indkøb, Inspiration, Offentlige forbrugsudgifter, Omstillingsparathed, Reformer, samarbejde med private virksomheder, Tidsbesparelse | Leave a Comment »
august 16, 2014
Case: Fredericia Kommune har valgt at få udviklet en borger-og byportal, som hænger sammen med kommunens andre it-systemer, som f.eks. det elektroniske sags- og dokument håndteringssystem. Det betyder, at når en borger indtaster data på portaler, føres disse automatisk videre ind i kommunens it-system.
Det giver øget videndeling og letter udveksling af dokumenter mellem medarbejderne. Det er nemmere at producere mødemateriale til kommunalbestyrelsen og dokumentere bliver journaliseret mere effektivt. Løsningen er udviklet af virksomheden Formpipe.
Fredericia Kommune har gennem de seneste år høstet store gevinster ved hjælp af digitalisering – Der er stadig meget at hente ved at forenkle og automatisere arbejdsgangene. I øjeblikket ser vi f.eks. også på mulighederne for at indføre et system med automatisk talegenkendelse, som kan spare medarbejderne for mange timers skrivearbejde, siger Mogens Bak Hansen, chef for borgerservice i Fredericia Kommune.
Tags:Borger-og byportal i Fredericia
Lagt i digitalisering, Effektiv offentlig sektor, Elektroniske sags-og dokument håndteringssystem, Forandringer, Inspiration, kommunal potentiale, netværk, Omstillingsparathed, Strategisk tænkning, vidensamfund | Leave a Comment »
august 9, 2014
Ved indgåelse af offentlige kontrakter kan den offentlige ordregiver dog ikke blot vælge den leverandør, man synes bedst om og derefter indgå den optimale kontrakt med denne leverandør. Den offentlige ordregiver er forpligtet af Udbudsreglerne og skal sikre ligebehandlng af de potentielle leverandører, hvilket bl.a. indebærer et forbud mod forhandling og væsentlige kontraktændringer, når der er sket en kontrakttildeling.
Ufuldstændig markedskendskab
Derudover sidder ordregiverne ofte med den udfordring, at deres kendskab til det konkrete marked er beskedent og ikke dækkende. Hermed er ordregiverens mulighed for at forudse hvilke tilbud, man modtager, begrænset. Det betyder, at det kan være risikabelt for en ordregiver at lægge sig fast på en evalueringsmodel, før man har set tilbuddene. Set fra leverandørernes side ville det dog være mere optimalt at vide præcis, hvordan ens tilbud bliver bedømt hos ordregiveren. Der kan dermed være tale om modsatrettede interesser.
Tilbudsgivere ønsker at beholde forretningshemmeligheder
Endelig kan der også på tilbudsgiversiden være en legitim interesse i begrænset gennemsigtighed på visse områder.Det er formentlig de færreste tilbudsgivere, der vil tillade, at samtlige delelementer i deres tilbud afsløres for de konkurrerende tilbudsgivere. Denne situation kunne f.eks. opstå, hvis man kræver meget detaljerede begrundelser for ordregivere tildelingsbeslutning.
Tags:Ligebehandlng af potentielle leverandører, Offentlige kontrakter
Lagt i Det gode serviceudbud, Forretningshemmeligheder, Fundamentale rettigheder, Inspiration, Konkurrenceudsættelse, offentlige serviceopgaver i fri konkurrence, Omstillingsparathed, Samarbejde, samarbejde med private virksomheder, Tendenser i serviceopgaver, Ufuldstændigt Markedskendskab | Leave a Comment »
august 7, 2014
+ Hav som ordregiver altid fokus på at nedbringe de samlede transaktionsomkostninger både for tilbudsgiverne og i din egen organisation. Vær opmærksom på, at det, der generelt driver transaktionsomkostningerne op, er krav og ønsker, som ikke er konforme med markedets standard.
+ Overvej muligheden for at få input til udbudsmaterialet, f.eks. til kravspecifikationens, inden det færdiggøres og annonceres. Der eksisterer elektroniske værktøjer til indsamling af input og kommentarer til udbudsmaterialet. Et markedskonformt udbudsmateriale holder transaktionsomkostningerne nede.
+ Udnyt mulighederne for at begrænse antallet af tilbudsgivere (begrænsede udbud) og overvej i den forbindelse nøje, hvor mange der skal prækvalificeret. Prækvalificer ikke flere, end det er nødvendigt til sikring af en effektiv konkurrence.
+ Udform en klar og markedskonformt kravspecifikation og opstil klare tildelingskriterier. Brug om muligt gængse markedsstandarder (f.eks. INST800). Overvej herunder nøje, hvad er “nede to have”, og hvad der er “Nice to have”, og hvad markedet i det hele taget kan honorere. Herved opnår du også, at antallet af uafklarede spørgsmål minimeres og risikoen for ikke-konditionsmæssige tilbud minimeres.
+ Afsæt en realistisk mobiliseringsperiode – navnlig når der indgås aftale med en ny leverandør. Mange udbud indebærer virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, og under alle omstændigheder er opstart af samarbejdet med en ny leverandør, noget der kræver en indsats fra begge parter i et aftaleforhold – erfaringen er, at jo tidligere man kan få samarbejdet på plads, des færre omkostninger løber der senere i kontraktens levetid. Vær herunder opmærksom på grundig inddragelse af de berørte brugergrupper.
Tags:Anbefalinger ved udbudsprocessen
Lagt i Det gode serviceudbud, Effektiv offentlig sektor, Forandring, Inspiration, Konkurrenceudsættelse, offentlige serviceopgaver i fri konkurrence, Omstillingsparathed, Samarbejde, samarbejde med private virksomheder, Tendenser i serviceopgaver | Leave a Comment »
august 6, 2014
Omkostninger ved at afholde udbud
Der vil altid være visse omkostninger forbundet med at gennemføre et udbud. En del af disse transaktionersonkostninger er imidlertid unødvendige, fordi de f.eks. er et resultat af manglende afdækning af egne behov, ringe kendskab til markedet eller dårlig planlægning af udbudsprocessen.
Unødvendige omkostninger = spild
Unødvendige transaktionsomkostningerne modsætninger er spild af ressourcer og fører til, at de offentlige ordregivere får mindre for pengene. Enten fordi ordregivere egne omkostninger ved at gennemføre udbuddet “spiser” af gevinsten, eller fordi tilbudsgiverne overvælter ders omkostninger i priserne.
Unødvendige omkostninger kan hæmme konkurrencen
En anden uheldig konsekvens af unødvendige transaktionsomkostningerne er, at konkurrencen mindskes, fordi potentielle tilbudsgivere vil afholde sig fra at byde, hvis omkostningerne ved at deltage i udbudsprocessen og afgive tilbud er for høje. Resultatet er det samme: De offentlige ordregivere får mindre for pengene.
Ordregiverne har den bedste mulighed for at minimere omkostningerne
Det er ordregivere tilrettelæggelse og gennemførelse af udbuddet, som skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne – både hos ordregiver og tilbudsgiverne.
Tags:Minimer omkostningerningerne til udbudsprocessen, Unødvendige omkostninger
Lagt i Det gode serviceudbud, Effektiv offentlig sektor, Inspiration, Konkurrence, offentlige serviceopgaver i fri konkurrence, Omstillingsparathed, samarbejde med private virksomheder, Velfærdsservices, Velfærdsteknologi | Leave a Comment »
juli 24, 2014
Udbudsportalen i KL har indsamlet en lang række cases med konkrete erfaringer fra udbud af særligt kommunale driftsopgaver. Blandt de 87 cases, hvor gevinsterne ved konkurrenceudsættelse fremgår, er den gennemsnitlige nettogevinst beregnet til godt 15 pct.
Det følger heraf, at ikke alle kommuner og øvrige offentlige myndigheder kan opnå en besparelse på 15 pct. Meget afhænger af en række øvrige faktorer, såsom tilrettelæggelsen af udbuddet, mulighed for stordriftsfordele, ledelse, forankring af projekter i den offentlige organisation, opgavens kompleksitet samt ikke mindst leverandørernes evne til at opfylde de fastsatte mål. Derfor vil der for nogle projekter være større gevinster end ved andre, hvilket flere af de omtalte analyser peger på. Derfor er der fortsat brug for at studere de gode og dårlige eksempler for at blive klogere på, hvad der virker, og hvad der ikke virker, når offentlige serviceopgaver udsættes for konkurrence.
Tags:Erfaringer med offentlige serviceopgaver der udsættes for konkurrence
Lagt i Inspiration, Omstillingsparathed, Samarbejde, samarbejde med private virksomheder | Leave a Comment »
Kurtdamsted's Blog 